ITツールを活用してバックヤード業務を効率化するのはどんな業種・規模の会社であっても必要なことです。

それはもちろん、私たち中小企業診断士にも…。

増え続ける書類を電子データ化する

自社の仕事だけであればペーパーレス化は自分の努力である程度達成できるですが、他社との協業や公的機関からの委託などの場合、説明書類が紙で配布されたりなど、なかなかすべてをデータで…というわけにはいきません。

特に会議や説明会など、紙で配布されたもののデータを後からいただいたとしても、その場で配布資料にメモなど書き込みを入れてしまうと、データだけを保存しておくわけにもいかなくなってしまいます。

それらを解決するのが、スキャナーによるデータのPDF化です。中でも富士通の Scan Snap は紙データの電子化には絶大な力を発揮してくれます。

今回弊社で導入したのは Scan Snap iX500 です。

Scan Snap iX500 でIT活用・業務効率化

最大50枚の書類を驚異的なスピードで自動両面スキャンしてPDF化してくれます。また、一ページ目のタイトルを自動で読み取りファイル名に指定してくれるのもありがたい機能です。ページ内に日付データがあれば、それも併せてファイル名に追加をしてくれます。

ScanSnap 自動ファイル名

Wi-Fiルーターに接続することでクラウドサービスに自動保存できますので、パソコンを開かなくて使用可能。名刺データは名刺管理アプリへ、レシートはクラウド会計ソフトへと、自動的に振り分けて活用することもできます。

ペーパーレス化のメリット

さて、なぜペーパーレス化が業務効率化につながるのでしょう?

必要な書類をすべて紙で保存しておくと、場所をとってしまう、というのは最大のデメリットです。

スペースに余裕のある事務所だとしても、やはり広く場所を使えるというのはありがたいことです。

また、紙で保管したものきちんと整理していたとしても探すのが難しい場合があります。

データ化したものであれば、保存日時やタイトルなどから簡単に探し出すことができます。

最近は一般的な家庭用プリンタにもスキャナ機能がついているものが増えていますが、この Scan Snap シリーズの動作速度や信頼度は圧倒的に優れています。

ペーパーレス化を進めたいと考えておられる事業所様には、自信をもってお勧めできます。

http://scansnap.fujitsu.com/jp/

 

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